信息交流控制程序

1 目的

    沟通内外部信息，保证质量、环境和职业健康安全管理体系持续有效地运行和改进。

2 适用范围

    适用于丝绸博物馆内部各职能部门和各层次之间，以及与相关方的外部的质量、环境和职业健康安全信息交流。

3 职责    

    3．1各职能部门负责各自职责范围内的内外部信息的传达和交流。

    3．2管理者代表负责就与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的事宜对外联络。

4 工作程序

4．1内部信息

    4．1．1丝绸博物馆的质量、环境与职业健康安全方针和管理体系运行情况由管理者代表及时传达到丝绸博物馆的各部门及员工。

    4．1．2质量、环境和职业健康安全管理体系运行中产生的信息由其产生部门及时传递到相关部门和人员，涉及重要环境因素、重大危险源的信息可填写《工作联系单》，记录其内容和处理结果。

    4．1．3全体员工均可对质量、环境和职业健康安全管理体系运行提出意见和建议，填写《工作联系单》，提交办公室处理。

    4．1．4各部门或部门之间根据需要召开例会，进行会议信息交流，分析、讨论存在的问题，制定改进措施。

    4．1．5各职能部门获取和更新的法律及其他要求应按《适用法律与其他要求控制程序》的要求及时传递到办公室。

    4．1．6紧急状态下的信息由各职能部门立即直接传递到馆领导、119、120、或110，按《应急准备和响应管理程序》实施。

 4．2外部信息

    4．2．1外部信息的传达

    a)丝绸博物馆应在对外的交流中宣传丝绸博物馆的质量、环境和职业健康安全方针；

    b)办公室、陈列保管部、技术部、社会教育部和保卫部应根据工作职责，将质量、环境和职业健康安全方针要求传达给服务分包方、承包方、合作方，若在环境和职业健康安全绩效考核中发现不合格，则应告知服务分包方、承包方改进。

    4．2．2外部环境和职业健康安全信息的处理

    a)当外部相关方的电话、信件、口述等方式反映环境和职业健康安全管理方面的意见和建议后，各有关部门应及时记录在《工作联系单》上，可以处理的及时处理，不能处理的会同有关部门(必要时逐级上报)处理；

    b)处理结果由办公室统一反馈给相关方。

    c)建议及处理结果应作为环境和职业健康安全管理改善的参考。

5 相关文件

    5．1《适用法律法规与其他要求控制程序》

    5．2《应急准备和响应控制程序》

6 记录